Podpisz umowę krok po kroku. Jak zabezpieczyć się umową przed rozpoczęciem pracy?

Useme to platforma, która pośredniczy w Twoich rozliczeniach z klientami i chroni Twoje interesy. Możesz zabezpieczyć swoją płatność jeszcze przed rozpoczęciem pracy – służy do tego opcja Podpisz umowę. Warto z niej skorzystać, kiedy chcesz mieć pewność, że klient zapłaci za Twoją pracę, a Twój czas i wysiłek nie pójdą na marne.

Ten artykuł dotyczy procesu Podpisz umowę, a nie Wystaw fakturę. Niżej wyjaśniamy, czym różnią się te dwa typy rozliczeń.

Dostępne typy rozliczeń w Useme
Formularz Podpisz umowę – co musisz wiedzieć
Formularz Podpisz umowę – krok po kroku
1. Dane klienta
2. Kategoria pracy
3. Szczegóły pracy
4. Wysokość wynagrodzenia za Twoją pracę.
5. Zarządzanie prawami autorskimi do Twojej pracy
6. Dni pracy
7. Termin płatności
8. Podsumowanie

Co dzieje się z Twoim rozliczeniem po wypełnieniu formularza?
Praca skończona – kiedy otrzymam wynagrodzenie?
Dokumenty związane z umową


Dostępne typy rozliczeń w Useme

W Useme możesz rozliczyć się ze swoim klientem na podstawie faktury VAT na dwa sposoby:

  • Podpisz umowę. Wybierz, jeśli masz już klienta, ale jeszcze nie zaczęłaś(-ąłeś) pracy i chcesz najpierw zabezpieczyć się umową online. Od Wystaw fakturę różni się tym, że formularz wypełniasz, zanim zaczniesz pracę, a nie po jej zakończeniu. Dzięki umowie online zabezpieczasz się przed sytuacją, gdy klient dostaje pliki z Twoją pracą, ale z jakiegoś powodu nie płaci za nie. To szczególnie przydatna opcja przy współpracy z nowym, nieznanym jeszcze klientem.
  • Wystaw fakturę. Wybierz, jeśli masz już klienta, wykonałaś(-eś) dla niego zamówioną pracę i chcesz wystawić mu fakturę VAT. Twój klient nie musi mieć konta w Useme, żeby rozliczenie doszło do skutku. Nie musicie też podpisywać żadnych umów, bo rozliczenie odbywa się online. Formalności są ograniczone do minimum.

Jeśli obecnie nie masz żadnej pracy do rozliczenia, możesz znaleźć nowe zlecenie na naszej giełdzie zleceń Useme Jobs. Przejdź do sekcji Useme Jobs, żeby dowiedzieć się więcej.

Formularz Podpisz umowę – co musisz wiedzieć

Podpisz umowę można nazwać procesem, rodzajem rozliczenia, ale też funkcją czy opcją dostępną w Useme. Niezależnie od nazwy, najprościej mówiąc – jest to po prostu formularz online. Wypełniasz go, żeby nawiązać umowę online z klientem i wystawić mu fakturę za pośrednictwem Useme.

Dzięki tej umowie zaczynasz pracę, dopiero gdy już wiesz, że klient za nią zapłacił. To bardzo ważne – nie zaczynaj pracy, zanim klient nie opłaci faktury pro forma, którą mu wyślemy. Po tym jak klient zapłaci, pieniądze będą czekać na Ciebie w Useme do czasu, aż wykonasz pracę zgodnie z wytycznymi zawartymi w umowie. Przekazujemy Ci wypłatę, a klientowi fakturę VAT – nie musisz mieć do tego firmy, bo to my wystawiamy mu fakturę.

Do rozliczenia będzie Ci potrzebne konto w Useme. Sprawdź, jak je założyć. Możesz najpierw wypełnić formularz Podpisz umowę i po tym przekierujemy Cię do rejestracji. Wygodniej będzie Ci jednak najpierw aktywować profil freelancera, a potem przejść do rozliczenia z klientem.

Możesz rozpocząć podpisywanie umowy online na dwa sposoby:

  • wejdź w Dla freelancerów → Podpisz umowę,
  • lub zaloguj się na swój pulpit Useme, najedź na niebieski przycisk na górze ekranu i kliknij „Podpisz umowę”.

W skrócie formularz Podpisz umowę składa się z następujących kroków:

  1. Wpisujesz maila i dane klienta.
  2. Podajesz szczegóły pracy, którą chcesz wykonać dla klienta.
  3. Proponujesz cenę, liczbę dni na wykonanie pracy i liczbę dni na jej opłacenie.

Jeśli chcesz wyjaśnić swojemu klientowi, na czym polega ten typ rozliczenia w Useme, możesz wysłać mu nasz artykuł: Jak rozliczyć freelancera przez Useme – umowa online przed wykonaniem pracy.

Formularz Podpisz umowę – krok po kroku

1. Dane klienta


Poprosimy Cię o adres e-mail Twojego klienta, bo będziemy kontaktować się z nim drogą mailową. Jeśli ten klient kiedykolwiek rozliczał się z freelancerem (nie musisz to być Ty) w Useme, to będziemy mieli jego dane w naszej bazie. Jeśli jest to jego pierwsza transakcja, to zapytamy Cię o jego dane.

Twoim klientem może być osoba lub firma z Polski albo osoba lub firma z zagranicy – dzięki Useme każdego rozliczysz na tych samych, wygodnych zasadach. Jeśli to będzie pierwsza transakcja Twojego klienta w Useme, to oprócz adresu e-mail musisz wpisać:

  • klient osoba fizyczna z Polski lub zagranicy: imię, nazwisko i adres;
  • klient firma z Polski: NIP (reszta danych uzupełni się automatycznie);
  • klient firma z zagranicy: numer podatkowy (odpowiednik NIP-u), nazwa i adres firmy.

2. Kategoria pracy


W kolejnym kroku musisz podać kategorię pracy, np. Marketing → Social media. Wybrana kategoria znajdzie się na fakturze VAT

3. Szczegóły pracy


Na początku kolejnego ekranu formularza zobaczysz miejsca do wpisania tytułu i opisu pracy. Muszą być zgodne z wybraną kategorią.

  • Tytuł – nazywany też tytułem umowy, znajdzie się na fakturze VAT dla klienta obok kategorii. Tytuł pozwoli Ci również zlokalizować konkretną umowę na Twoim pulpicie. Przykładowy tytuł: Przebudowa strony produktowej w PrestaShop, 10 maili do newslettera z branży beauty.
  • Opis – tutaj jak najdokładniej opisz pracę (zakres, tematykę, pożądane efekty itp.), którą dopiero wykonasz. Podaj jak najwięcej szczegółów, bo w przypadku wątpliwości będzie to dla nas punkt odniesienia i podstawa do ewentualnych reklamacji.

Możesz dodać również wiadomość do klienta, którą zobaczy w mailu od nas.

4. Wysokość wynagrodzenia za Twoją pracę.


  • Uzupełnij pole Ty zarobisz na rękę – wtedy my obliczymy koszt na fakturze dla klienta zgodnie z tym, ile chcesz zarobić.
  • Lub: Naciśnij przełącznik ze strzałkami i uzupełnij pole Twój klient zapłaci – wtedy my obliczymy Twoje wynagrodzenie zgodnie z kwotą na fakturze dla klienta.

Dowiedz się więcej o wysokości wynagrodzenia.

5. Zarządzanie prawami autorskimi do Twojej pracy


To, którą z opcji wybierzesz, może wpłynąć na wysokość Twojego wynagrodzenia. Dowiedz się więcej o przekazywaniu praw autorskich w Useme.

6. Dni pracy


Dni pracy będą liczyć się dopiero od momentu opłacenia proformy. Przykładowo, jeśli wypełnisz formularz 1 sierpnia i podasz 10 dni pracy, a Twój klient opłaci pro formę 15 sierpnia, to musisz wykonać pracę do 25 sierpnia.

Nie możesz wpisać mniej niż 7 dni pracy, ale jeśli chcesz wykonać ją szybciej, możesz napisać to w opisie pracy wyżej.

7. Termin płatności


O podanym tu terminie płatności poinformujemy Twojego klienta mailem. Będzie miał taką liczbę dni, jaką tu podasz, na opłacenie faktury pro forma.

8. Podsumowanie


Zbierzemy wszystkie podane przez Ciebie informacje w ostatnim kroku. Teraz możesz sprawdzić, czy na pewno są prawidłowe. Jeśli nie, wróć do poprzednich kroków. Jeśli tak, zatwierdź wysłanie propozycji rozliczenia dla klienta przyciskiem na dole ekranu i gotowe!

Co dzieje się z Twoim rozliczeniem po wypełnieniu formularza?

Nie zaczynaj jeszcze pracy opisanej w formularzu – powiadomimy Cię mailowo, kiedy Twój klient zaakceptuje opisane warunki. Po wysłaniu nam formularza:

  1. Weryfikacja Twoich informacji: Po wypełnieniu formularza zweryfikujemy go w dni robocze od 8 do 17. 
  2. Mail z propozycją umowy do klienta: Po weryfikacji wyślemy propozycję umowy Twojemu klientowi wraz z wszystkimi informacjami i linkiem do zawarcia umowy. Kiedy klient kliknie link, zostanie zawarta umowa z obowiązkiem zapłaty.
  3. Mail z fakturą pro forma do klienta: Żeby do tej zapłaty doszło, wyślemy klientowi maila z fakturą pro forma i linkiem do szybkiej płatności online.
  4. Proforma opłacona – czas na pracę: Po tym jak klient opłaci fakturę pro forma:

Praca skończona – kiedy otrzymam wynagrodzenie?

Żeby otrzymać wynagrodzenie, musisz mieć pliki z ukończoną pracą lub pliki, które potwierdzają jej ukończenie i dodać je do umowy na Twoim koncie Useme.  Sprawdź, jaki plik dodać, żeby poprawnie rozliczyć Twoją pracę. Zaloguj się na swój pulpit i przejdź do zakładki Umowy Otwarte umowy. Wybierz umowę, której dotyczą pliki. Kliknij „Wyślij swoje dzieło”.

Alternatywnie, zamiast ukończonej pracy możesz wysłać próbki prac, żeby pokazać je klientowi. Po kliknięciu „Wyślij swoje dzieło” masz do wyboru wysłanie próbek albo całej pracy.

Klient ma 7 dni na zgłoszenie uzasadnionych poprawek. Jeśli ani nie zaakceptuje, ani nie odrzuci plików, czyli po prostu nic nie kliknie, to praca zostanie zaakceptowana automatycznie i przekażemy Ci wypłatę. W większości przypadków pieniądze docierają na konto freelancera w ciągu 24 godzin w dni robocze od momentu akceptacji przesłanych plików.

Dokumenty związane z umową

Wszystkie dokumenty dotyczące Twojego rozliczenia z klientem znajdziesz na swoim koncie. Żeby je zobaczyć lub pobrać, zaloguj się na swoim pulpicie, wejdź w zakładkę Umowy, wybierz umowę i wejdź w sekcję Dokumenty.