Czym jest i jak działa funkcja Rozlicz freelancera+?

Testujemy nowy proces rozliczania wykonawców: Rozlicz freelancera+. Do tej pory tylko freelancer mógł wypełnić formularz ze szczegółami pracy i płatności (korzystając z funkcji Wystaw fakturę). Natomiast w Rozlicz freelancera+ robi to zleceniodawca, zyskując tym samym większą kontrolę nad rozliczeniem.

Na czym to polega?
Kto może skorzystać?
Dlaczego warto?
Proces rozliczenia krok po kroku
Formularz ze szczegółami zleconej pracy

Na czym to polega?

W ramach swojej podstawowej usługi Useme pozwala Ci uregulować płatność za pracę zleconą zdalnemu wykonawcy – szybko, łatwo i bez papierologii. Korzystają z tego zleceniodawcy, którzy chcą rozliczyć zleconą pracę na podstawie faktury – nawet jeśli wykonawca nie ma działalności.

Rozlicz freelancera+ jest„rozszerzeniem” tej usługi. Różni się tym, że to zleceniodawca inicjuje rozliczenie i wypełnia formularz ze szczegółami pracy, a nie freelancer (czyli odwrotnie niż w przypadku funkcji Wystaw fakturę). To zmieniony proces, ale ten sam efekt: dostajesz fakturę VAT za pracę zleconą zdalnemu wykonawcy, a wykonawca wypłatę na swoje konto bez zbędnych formalności.

Kto może skorzystać?

Funkcja Rozlicz freelancera+ nie jest dostępna dla wszystkich. Testujemy to rozwiązanie i włączyliśmy je tylko dla części zleceniodawców. Jeśli chcesz do nich dołączyć, napisz do nas na employer@useme.com.

Możesz rozliczyć się tylko z freelancerem, który ma konto w Useme. Założy je tutaj.

Dlaczego warto?

Plusy Rozlicz freelancera+ to m.in.:

• Pełna kontrola nad rozliczeniem – to Ty inicjujesz proces rozliczenia i ustalasz warunki (np. cenę i prawa autorskie) bez czekania, aż freelancer sam wypełni formularz. Jego zadaniem jest tylko wgranie plików potwierdzających ukończenie zlecenia.
• Szybciej i prościej – mniej etapów, mniej wymiany wiadomości i pytań. Oszczędzasz czas, bo nie musisz prosić freelancera o rozpoczęcie rozliczenia ani zastanawiać się, czy to zrobił.
• Poprawne dane na fakturze – Ty wypełniasz kluczowe dane potrzebne do wystawienia faktury, więc zmniejszasz ryzyko pomyłek. Funkcja świetnie sprawdza się też przy współpracy z freelancerami, którzy dopiero poznają Useme – ich wkład w rozliczenie jest minimalny, bo muszą tylko dodać pliki.

Oprócz tego zyskujesz wszystkie inne korzyści dla zleceniodawców.

Proces rozliczenia krok po kroku

ℹ️ Skorzystaj z Rozlicz freelancera+, dopiero jak freelancer skończy pracę, którą mu zleciłeś(-eś).

Tak rozliczenie wygląda w praktyce:

1. Wypełniasz formularz ze szczegółami pracy – zaloguj się do swojego pulpitu zleceniodawcy i kliknij „Rozlicz freelancera+” w górnej części ekranu. 
   
   
   Dokładny opis formularza znajdziesz niżej.
2. Kontaktujemy się z freelancerem – napiszemy mu, że chcesz rozliczyć się z nim przez Useme. Dodatkowo na jego pulpicie również pojawi się nowa umowa.
3. Freelancer dodaje pliki – dodanie plików jest jednoznaczne z akceptacją Twoich warunków. Żeby to zrobić, musi zalogować się do Useme, otworzyć umowę i wgrać tam pliki, które potwierdzą zleconą pracę, opisaną w Twoim formularzu. Pliki mogą zawierać część lub całość wykonanej pracy albo screenshot lub raport potwierdzający jej wykonanie.
4. Weryfikujemy pliki freelancera – jeśli wszystko z nimi w porządku i odpowiadają pracy opisanej w formularzu, przechodzimy do uregulowania płatności.
5. Płatność – dostajesz od nas maila z fakturą pro forma i linkiem do szybkiej płatności online. Pomocny artykuł: Jak opłacić fakturę pro forma za pracę freelancera?
6. Faktura VAT – po zaksięgowaniu Twojego przelewu wyślemy Ci fakturę VAT mailem. Dostaniesz też wspomniane pliki – znajdziesz je w umowie na swoim pulpicie.
7. Wypłata dla freelancera – odprowadzimy podatek (jeśli freelancer mieszka w Polsce) i przekażemy mu wynagrodzenie na jego konto. Zwykle zajmuje to maks. 24 godziny.
8. Formalności po naszej stronie – dla Ciebie i freelancera to prosty sposób na rozliczenie bez papierowej umowy. Z kolei my dopełniamy wszystkich formalności związanych z ZUS-em i podatkami. 

Przykładowe zastosowanie: Jesteś marketing managerem w internetowym sklepie z zabawkami dla zwierząt. Zlecasz zewnętrznemu grafikowi przygotowanie zestawu banerów do kampanii na social media. Dostajesz banery, omawiacie ewentualne poprawki i gotowe – praca jest skończona, freelancer może dostać wynagrodzenie, a Ty fakturę. Chcesz rozliczyć się z nim za pośrednictwem Useme, więc wchodzisz w Rozlicz freelancera+.

Formularz ze szczegółami zleconej pracy

1. Start

Zaloguj się do swojego pulpitu zleceniodawcy i kliknij „Rozlicz freelancera+” w górnej części ekranu.

2. Adres e-mail freelancera

Freelancer musi mieć konto w Useme. Upewnij się, że podajesz adres mailowy właśnie tego konta. Będziemy na niego pisać w sprawie Waszego rozliczenia.

3. Szczegóły zlecenia

Wybierz kategorię, np. Design i podkategorię, np. Projektowanie UX/UI. Wpisz tytuł, np. „Makieta witryny sklepu zoologicznego w Figmie”. Kategoria i tytuł będą widoczne na fakturze.

Następnie uzupełnij opis pracy. Nie musi być długi, ale ważne, żeby skupiał się na efektach. Tytuł i opis powinny jasno wskazywać pracę – tak, żeby freelancer wiedział, o jakie zlecenie chodzi.

4. Cena

W tym kroku ustalasz, ile wyniesie kwota faktury i wypłaty. Te dwie wartości będą różne ze względu na opłatę serwisową i podatek.

Możesz obliczyć kwotę na fakturze i wartość wypłaty na dwa sposoby:

• Wpisujesz kwotę na fakturze i na jej podstawie liczone jest wynagrodzenie freelancera. Wpisz kwotę w pole „Ile zapłacisz” po lewej stronie.
• Wpisujesz wartość wypłaty i na jej podstawie liczona jest kwotę na fakturze. Kliknij przycisk ze strzałkami, że ustawić pole „Ile zarobi freelancer” po lewej stronie i wpisz kwotę.

Do kwoty na fakturze doliczamy VAT z dwoma wyjątkami: 

• rozliczasz usługi zwolnione z VAT, np. prowadzenie lekcji językowych, szkolenie BHP (szczegóły: Art. 43 Ustawy o VAT);
• rozliczasz się jako firma spoza Polski.

5. Prawa autorskie

Zaznaczasz opcję uzgodnioną z wykonawcą:

• Licencja – dostaniesz prawo do korzystania z pracy freelancera przez 15 lat. Freelancer będzie mógł sprzedać je na licencji również innym klientom. 
• Przeniesienie praw autorskich – dostaniesz pełne prawa majątkowe do pracy freelancera.
• Bez przenoszenia praw autorskich – nie dostaniesz ani licencji, ani praw majątkowych.

ℹ️ Do niektórych kategorii prac nie można przekazać praw autorskich ani udzielić licencji. Zobaczysz wtedy odpowiednią informację obok pola z ceną.

6. Termin opłacenia faktury pro forma

Wpisujesz liczbę dni. Zaczną liczyć się od momentu, gdy dostaniesz od nas maila z fakturą pro forma i linkiem do płatności.

ℹ️ Faktura pro forma (potocznie) to dokument, który potwierdza szczegóły zlecenia. Nie jest dokumentem księgowym – fakturę VAT dostaniesz dopiero po opłaceniu proformy.

7. Czas na dodanie plików

Freelancer będzie musiał dodać plik lub pliki (w dowolnym formacie), które potwierdzą, że ukończył zleconą przez Ciebie pracę. Będzie miał na to tyle dni, ile tu wpiszesz. Liczba dni nie może być mniejsza niż 7.

8. Podsumowanie

Sprawdź, czy wszystko się zgadza, a jeśli nie – edytuj wybraną sekcję. Dane widoczne w podsumowaniu posłużą nam do wygenerowania faktury pro forma, a potem faktury VAT.

Wszystko okej? Kliknij „Wyślij”!

9. Umowa

Po wypełnieniu formularza powstaje nowa umowa na Twoim pulpicie – znajdziesz ją w zakładce Umowy na pulpicie.

ℹ️ Wolisz tradycyjny proces rozliczenia, gdzie to freelancer wypełnia formularz ze szczegółami pracy? Nadal jest dostępny i działa bez zmian! Więcej informacji.