Co to jest faktura pro forma i dlaczego ją wystawiamy?

W Polsce można spotkać się z różnymi rodzajami dokumentów potwierdzających sprzedaż usług i towarów: faktury VAT, faktury uproszczone, rachunki i paragony, a także faktury pro forma (krócej: proformy).

Kiedy rozliczasz się z freelancerem w Useme, wysyłamy Ci fakturę pro forma, a dopiero po tym jak ją opłacisz, wysyłamy Ci fakturę VAT. Poniżej wyjaśniamy, czym różnią się te dwa typy dokumentów.

Co to jest faktura pro forma?

Faktura pro forma to dokument wystawiany jako oferta handlowa. Jej rolą jest potwierdzenie złożonej oferty: wartości i usług, jakie zostały zamówione.

Proforma przypomina fakturę VAT, którą otrzymasz na koniec rozliczenia z wykonawcą i pozwala zweryfikować, czy Twoje dane są poprawne. Pozwala więc wprowadzić poprawki bez konieczności wystawiania not korygujących czy korekt faktur.

Zgodnie z kodeksem cywilnym wystawienie faktury pro forma może również funkcjonować jako oświadczenie woli i potwierdza chęć zawarcia umowy i dokonania transakcji.

Czym faktura pro forma różni się od faktury VAT?

Faktura pro forma musi mieć wyraźne oznaczenie, które pozwoli bez wątpliwości odróżnić ją od faktury VAT – na ogół jest to adnotacja „pro forma” w nazwie dokumentu.

Jej status prawny jest inny niż status faktury VAT. Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie niesie ze sobą skutków prawnych i podatkowych. Nie stanowi więc podstawy do ujęcia kosztu lub przychodu ani do odliczenia VAT. Nie musisz więc odnotowywać jej w ewidencji księgowej.

Kiedy i dlaczego wystawia się faktury pro forma?

Faktura pro forma jest wygodnym rozwiązaniem, które pozwala na:

• przedstawienie oferty transakcji;
• dopracowanie szczegółów oferty;
• wprowadzenie poprawek w nazwie odbiorcy lub przedmiocie faktury przed wystawieniem faktury VAT (dzięki czemu nie trzeba wystawiać potem not lub faktur korygujących);
• zaprezentowanie, jak będzie wyglądała końcowa faktura VAT.

Proformę stosuje się również jako zapowiedź wystawienia regularnej faktury VAT w niedalekiej przyszłości. Niekiedy bywa stosowana jako nieformalne wezwanie do zapłaty przeterminowanej faktury VAT.

Faktura pro forma w Useme

W Useme stroną inicjującą rozliczenie jest zawsze wykonawca umowy. Przed wystawieniem faktury VAT jego klientowi, musimy zweryfikować szczegóły i wartość rozliczanej pracy. Ich ewentualna korekta lub wyjaśnianie nieporozumień to utrudnienie procesu, który Useme ma za zadanie upraszczać i przyspieszać.

Dlatego właśnie na początku wysyłamy Ci fakturę pro forma. Dzięki niej sprawdzisz, czy przedmiot umowy, jego wartość i Twoje dane są poprawne i odpowiadają wcześniejszym ustaleniom z freelancerem. Fakturę pro forma wyślemy Ci na maila, który Twój wykonawca podał w formularzu rozliczenia w Useme. Wszystkie proformy możesz znaleźć również na swoim koncie w zakładce Umowy. Jeśli jeszcze nie masz konta, sprawdź, jak je założyć.

Możemy zmienić każdy element proformy – wystarczy, że zgłosisz nam to przez formularz kontaktowy lub w odpowiedzi na maila z proformą. Tak łatwa zmiana nie jest możliwa w przypadku faktury VAT, która jest dokumentem księgowym. Dzięki proformie masz pewność, że końcowy dokument, jaki otrzymasz – faktura VAT od Useme – będzie zawierał poprawne dane.

Żeby rozliczyć się z freelancerem przez Useme, trzeba opłacić fakturę pro forma. To dla nas potwierdzenie przyjęcia oferty handlowej i rozpoczęcia transakcji. Ma to szczególnie duże znaczenie, ponieważ w ten sposób jako zleceniodawca potwierdzasz przyjęcie już wykonanej pracy (w przypadku rozliczenia za pomocą opcji Wystaw fakturę) lub zamówienie wykonania określonego zlecenia (w przypadku rozliczenia za pomocą opcji Podpisz umowę).

Fakturę VAT wystawiamy w Useme dopiero po zaksięgowaniu Twojej płatności za proformę. Jeśli opłacisz proformę za pomocą szybkiej płatności online (przelew „pay by link”, BLIK, płatność kartą), otrzymasz fakturę VAT od razu po wykonaniu płatności.

Sprawdź, jak opłacić fakturę pro forma.

Jakie dane są na proformie od Useme?

Mimo że proforma nie jest dokumentem księgowym, to zawiera dane, które będą widoczne na późniejszej fakturze VAT. Zaliczają się do nich:

• tytuł wraz z zaznaczeniem statusu proforma,
• numer dokumentu (rozpoczyna się od „UM”),
• dane podmiotu wystawiającego (Useme) i dane odbiorcy (Twoje) faktury,
• przedmiot transakcji,
• wartość przedmiotu transakcji w kwocie brutto i netto oraz stawka VAT,
• termin płatności.

Jeśli proforma zawiera miejsca na podpisy stron, może być również traktowana jako umowa.

Dlaczego na proformie od Useme nie ma NIP-u?

Nie umieszczamy Twojego NIP-u na fakturze pro forma, bo nie jest to dokument księgowy, tylko oferta handlowa. Dzięki temu nie będzie nieporozumień księgowych. NIP będzie widoczny na fakturze VAT (zarówno polskiej, jak i międzynarodowej), którą otrzymasz po opłaceniu proformy.